Kasus Knowledge Management : Transfer Knowledge, Knowledge Sharing

Dua faktor kunci dalam mengimplementasikan knowledge management, yaitu kemauan (willingness) dari staff unit dimana anda bekerja dan change their mindset. Apabila aspek tersebut tidak diperhatikan maka akan meningkatkan resiko yang menyebabkan unit atau institusi dimana anda bekerja, tidak mencapai tujuannya. Kemuan mendatang dari aspek aspek budaya institusi anda, yang membolehkan staff institusi bertindak sesuai tujuannya dalma situasi tertentu, seperti kreatifitas, motivassi dan nilai. Metodoligi THIO dilain pihak memperjelas penggunaan prosedur tertentu dan konsep dari knowledge management. Fokus dari knowledge management adalah bagaimana institusi mengidentifikasi, menciptakan, menangkap, menyediakan, shares dan meningkatkan management dan proyek yang ada di institusi

1. Apakah fokus knowledge management dengan mudah dibina sebagai proyek disuatu institusi dan bagaimana caranya?

» Dari semua focus knowledge management (idetifikasi, penciptaan, menangkap, menyediakan, shares dan peningkatan knowledge) yang semuanya akan berujung pada sumber daya knowledge yang sangat berhubungan erat dengan sumberdaya manusia yang merupakan asset dan modal intelektual terpenting dalam perusahaan. Aset sumber daya manusia dan modal intelektual dalam Knowledge Managemenet (selanjutnya disebut KM) merupakan sumber utama knowledge yang dilengkjapai dengan pengalaman (selanjutnya digunakan instilah knowledge) setia[ orang di dalam organisasi, yang dapat memberikan mandaat untuk mencapai tujuan organisasi.
Tetapi, merupakan metode agar perusahaan selalu mempunyai energi untuk melakukan kreasi dan inovasi dalam waktu cepat. Sehingga, perusahaan akan selalu mempunyai sumber pendapatan yang semakin beragam atau meningkatkan mutu dan nilainya.
KM lahir dari adanya dorongan faktor external yang berupa globalisasi bisnis dan kompetisi internasional, faktor internal dalam institusi untuk menjadikan knowledge sebagai kekuatan untuk mempertahankan daya hidup sebuah institusi
KM juga membawa kesadaran manaejmen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah teknologi digunakan dalam organisasi
Memadukan semua tacit, implicit, explicit dan knowledge dalam berbagai tingkatan, meruapakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh KM. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan, dan dilakukan kodefikasi. Akhirnya, knowledge setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh setiasp orang untuk diterapkan, yang selanjutnya knowledge dapat dipelajari, dipahami, dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu

2. Adakah suatu cara agar Knowledger Transfer disuatu unit lebih efektif dan efisien? Bagaimana hambatan knowledge transfer dalm institusi / unit tersebut dapat dicarikan solusinya? Teknologi dalam bidang komunikasi dan informasi apa yang dapat digunakan untuk proyek yang berlandaskan knowledge transfer?

» Ada beberapa faktor penting yang menjadi pertimbangan wajib dalam melaksanakan proses Knowledge Transfer (KT). Faktor tersebut adalah faktor kognitif, faktor budaya, faktor motivasi dan faktor change management
•Faktor kognitif
Salah satu teknik untuk membuat proses KT dalam berjalan dengan cepat dan efektif adalah dengan memecah mecah knowledge yang akan ditransfer menjadi paket paket kecil. Dnegan cara ini, maka sekali proses KT dilakukan, maka knowledge akan di transfer secara streamline
•Faktor budaya
Latar belakang social budaya tertentu yang memberikan arti yang tepat sehingga knowledge dapat diterima dan membenam dengan hanya membutuhkan sedikit langkah.
Ada budaya utama dan yang paling besar yang biasanya paling berpengaruh pada diri setiap manusia, budaya dimana dia dibesarkan. Pada kasus KT, latar belakang budaya merupakan alat untuk menetapkan nilai dan kepercayaan yang diberikan konteks dan cara pandang
•Faktor Motivasi
Ada lima hirarki kebutuhan manusia, mulai dari level yang paling bawah (makanan, perlindungan dan pakaian) sampai level yang paling tinggi (aktualisasi diri). Usaha untuk mencukupi kebutuhan ini akan menjadi motivasi manusia untuk melakukan tindakan. Setiap orang selalu berada pada kondisi level kebutuhan tertentu yang akan memotivasi orang tersebut untuk melakukan sesuatu
•Change Management
Implementasi sistem informasi umumnya berdampak pada terjadinya perubahan yang radikal. Perubahan redikal terjadi bukan karena pemanfaatan teknologi informasi melainkan karena berubahnya strategi perusahaan, yaitu
a.Perubahan budaya dan nilai nilai dasar perusahaan
b.Perubahan arah / fokus bisnis
c.Perubahan cara kerja unuk meningkatkan efisiensi, peningkatan penghasilan, atau pemakaian sumber daya
Secara alami, manusia memiliki sifat tidak mau berubah atau enggan untuk berubah (resistence to change). Karena itu, organisai harus mengambil langkah-langka untuk menangani permasalahan keengganan untuk berubah tersebut, yaitu : komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi dan pakaian
Melihat sifat sifat perubahan tersebut, maka faktor change management perlu menjadi faktor yang dipertimbangkan dalam proses KT.
Beberapa cara dapat dilakukan untuk mendukung KT dalam suatu oraganisasi, yaitu : Training, insentif, struktur organisai dan teknologi

3. Adakah kebiatan kerja sama (coorperation) dan knowledge sharing dapat dipromosikan sebagai proyek institusi / unit? Adakah hambatan budaya dalam kedua hal tersebut?

» Knowledge saat ini dipandang sebagai sumber daya strategis yang penting bagi perusahaan untuk dapat memiliki keunggulan bersaing. Kesuksesan perusahaan menghasilkan keunggulan bersaing bergantung pada kemampuan perusahaan mengakuisisi dan mengasimilasi knowledge potensial, absorptive capacity dan mentranformasi dan mengploitasi knowledge realized absorptive capacity
Ketika karyawan merasa ingin mengetahui dan menambah wawasan serta knowledge yang ada relevansinya dengan pekerjaan sehari-hari ataupun knowledge lainnya yang tidak ada kaitannya sama sekali, maka knowledge sharing-lah salah satu solusinya
Sarana knowledge sharing dapat berupa seperti workshop, seminar, group diskusi atau pertemuan virutal dengan memanfaatkan teknologi informasi. Knowledge sharing ini tidak mungkin dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi lebih dari satu arah.
Disamping hal diatas, knowledge sharing memiliki hambatan yang bersumber dari kecemburuan antar divisi, departermen, juga rendahnya insentif, keyakinan dan komitmen (Not Invented Here (NIH))
Hambatan hambatan ini bisa diminimalisasi melalui pengingkatan trust (kepercayaan) dan kerjasama di lingkungan organisasi itu tercipa melaui komunikassi dan sosialisai yang lebih efektif tentang arti dan manfaat knowledge sharing
Jadi knowledge sharing bermanfaat meningkatkan kinerja perusahaan. Didalam setiap unit organisasi selalu tersedia pengetahuan yang terbaik atau Best Practise, yakni cara melakukan sesuatu dengan baik
Best practise ini perlu dideseminasi atau disebarkan ke seluruh unit kerja organisasi, sehingga akan memiliki manfaat untuk meningkatkan integration, corporation, service dan inovation disisi internal yang juga akan berdampak pada sisi external perusahaan


4. Siapakah yang bertanggung jawab pada knowledge sharing dalam suatu institusi / unit agar organisasi tersebut mejadi learning organization? Bagai mana caranya? Infrastruktur apa yang dapat mendukung implementasi knowledge sharing?

» Didalam semua kegiatan perusahaan knowledge sharing (KS) harus dapat memberikan peranan penting dalam perusahaan dengan tujuan agar semua komponen diperusahaan merasa bertanggung jawab terhadap kehidupan perusahaan
Knowledge sharing juga akan menimbulkan learning organization, untuk memberikan knowledge kepada orang lain, dan tentunya ini merupakan suatu proses belajar dari pengalaman orng lain. Namun, kegiatan sharing ini juga tidak semudah itu dilaksanakan oleh perusahaan, ada beberapa hal yang dapat menghambat prses sharing, antara lain :
a. Knowledge is power
Knowledge yang dimiliki oleh seseorang menjadi sebuah kekuatan tersendiri, dan jika harus dibagikan kepada orang lain, justru akan merugikan dirinya, karena akan akan merasa tersaingi
b. Not Incented Here
Setiap orang memiliki cara belajar tersendiri, sehingga jika ia merasa bukan cara belajar yang ia ciptakan, maka ia tidak mau belajar
c. Lack of support from management
Banyak oraganisasi yang tidak memfasilitasi pada karyawannya untuk belajar. Perusahaan tersebut menganggap bahwa dengan belajar justru akan mengurangi produktifitas kerja karena mengurangi jam kerja para karyawannya

Perusahaan yang ingin menjadi sebuah learning organization harus mengetahui komponen-komponen yang terdiri dari :
a. System thinking
Kita harus melihat segala sesuatu yang ada diperusahaan sebagai sebuah kesatuan, bukan sesuatu yang bersifat individual
b. Shared vision
Sebagai pemimpin, pasti memiliki visi tersendiri yang belum tentu dimiliki oleh para anak buahnya, oleh sebab itu, perusahaan memfasilitasi dan mengatur agar terjadi sinergi antara visi yang dimiliki oleh sang pemimpin dengan para anak buahnya\
c. Personal Mastery
Komponen ini meliputi keinginan atau komitmen yang muncul dari seseorang untuk melakukan pembelajaran. Biasanya, seseorang tumbuh dan belajar dibidang yang ia minati dan menjadi bidang inti (core) dalam proses pembelajaran
d. Mental methode
Secara mental, jika da nilai-nilai yang tidak sesuai dengan proses pembelajaran dalam sebuah organisasi, maka harus ada nilai-nilai baru yang sesuai untuk dimasukkan kedalamnya
e. Team learning
Setiap individu memiliki knowledge dan pengalaman tersendiri, dan hal ini haruslah dibagikan kepada orang lain agar menjadi sebuah tim yang dapat menghasilkan knowledge bersama disebuah organisasi

5. Perlunya proyek teknologi disuatu institusi atau perusahaan

» Sebagain besar masyarakat bisnis masih meyakini bahwa teori manajemen strategi masih relevan saat ini untuk mampu memenangi persaingan, perusahaan harus memiliki minimal satu dari tiga strategi generik, yatu menjadi cost leader, membuat deferensiasi, dan fokus mengincar pasar tertentu.
Sebelum adanya TI, barangkali teori ”pilih satu” ini masih dapat dianggap benanr, kenyataannya, kadang TI malah dapat membantu perusahaan melakukan ketiga-tiganya sekaligus
Bagi sebagian perusahaan, TI merupakan diferensiasi penting yang amat terkait dengan keunitan. Dengan kata lain, apabila direfensiasi mudah ditiru pesaing, maka hilanglah diferensiasi itu karena tidak unik lagi. Contoh termudah, pemberian fasilita email yang tadinya menjadi killer-apps dan diferensiasi, tetapi karena semua situs dotcom mulai menawarkan fasilitas email gratis maka situs itu tidak unik lagi dan TI telah menjadi komoditas. TI tidak ubahnya ubahnya perangkat infrastruktur lain seperti listrik ataupun rel kereta api. Proyek TI yang dikerjakan harus dapat memposisikan secara relevan terhadap pentingnya melakukan alignment antara inventasi TI dengan value yang dihasilkan
Hal penting dalam proyek TI adalah menjadikan peran TI bukan hanya untuk support dan otomasi, tetapi telah menjadi business enabler.
Dibalik semua itu, kesuksesan aplikasi bersifat enabler justru sangat bergantung pula pada willingness dan peran serta perusahaan itu untuk berubah. Tak jarang aplikasi mahal tidak dapat digunakan sebab pengguna tidak siap berubah.


P:87/A

Manajemen Proyek TI (Masalah dan Pemecahan)

1. Hubungan antara ketidakpastian proyek dan bahwa proyek harus menciptakan suatu produk atau jasa yang Unik!

Jawaban No. 1

Setiap proyek haruslah memiliki sasaran dengan tujuan yang unik, namun sangat sulit untuk mendefinikan sasarannya serta memprediksikan jangka waktu proyek dapat diselesaikan termasuk biaya yang harus dikeluarkan. Hal inilah yang menimbulkan ketidakpastian sehingga perlu dilakukan tata kelola proyek sehingga seluruh tantangan dapat ditangani, terutama bila proyek memasukkan teknologi baru. Dengan demikian proyek yang harus menghasilkan produk yang unik akan mempunyai nilai manfaat daya guna yang tinggi.


2.Proyek yang memasukkan teknologi baru selalu menghadapi ketidakpastian!

Jawaban No. 2

Memasukkan teknologi baru kedalam proyek yang berdampak unik dan mempunyai manfaat daya guna yang tinggi, dapat diterima oleh banyak pihak, jangka waktu teknologi yang baru ini dapat diterima atau terselesaikan, maka yang akan timbul adalah selalu menghadapi ketidakpastian.
Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik dan mempunyai sasaran yang tertentu. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari stakeholders.
Dalam pengerjaan proyek yang melewati proses trial and error, akan mengalami pengulangan research dan develop pembuatan proyek membutuhkan waktu yang tidak pasti, begitu juga biaya yang akan timbul.
Tapi bagaimana bila ketidak pastian menimbulkan ketidaksuksesan yang berwujud gagalnya suatu proyek teknologi informasi (TI). Sejauh ini, pada umumnya tingkat keberhasilan proyek TI masih rendah. Merujuk survey pertengahan tahun 1990-an sampai awal tahun 2000-an lalu Standish Group Study (CHAOS) menemukan hanya 16,2% proyek TI yang sukses, sementara lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI yang mengalami pembengkakan cost. Bila disimak, salah-satu pemicu kegagalan proyek TI adalah dilupakannya IT project management – atau manajemen proyek TI.

Tapi ironisnya, kegagalan implementasi TI sering kali ditutup-tutupi atau dikesampingkan oleh pihak internal perusahaan/organisasi. Hal tersebut karena :
1. Ingin menutupi kesalahan pengambilan keputusan,
2. Menyalahkan teknologi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan,
3. Tidak tahu ukuran keberhasilannya, karena awam terhadap TI dan atau manajemen TI,
4. Tidak mampu berbuat banyak, karena sudah mengeluarkan uang, namun tidak menguasai/mampu memperbaiki TI/proyek itu sendiri.
Banyak hal yang bisa membuat sebuah proyek TI mengalami ketidak pastian bahkan gagal, antara lain :
1. Perencanaan yang buruk
2. Ruang lingkup proyek tidak Jelas
3. Berubahnya spesifikasi kebutuhan ditengah-tengah jalannya proyek
4. Jangka waktu implementasi yang tidak realistis
5. Kurangnya dukungan manajeman dan keterlibatan user
6. Gagalnya komunikasi antar anggota tim
7. Keahlian SDM yang tidak memadai


3. Hubungan antara pohon industri Teknologi Informasi dengan Investment pada industri tertentu !

Jawaban No. 3

Investasi merupakan salah satu keharusan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama ketika bisnisnya sedang berada dalam tahap awal, yaitu pada tingkat pembentukan dan pertumbuhan (infancy dan growth stages). Namun tidak jarang dijumpai pimpinan perusahaan yang menganggap bahwa investasi terhadap teknologi informasi merupakan suatu hal yang tidak terlalu penting untuk dilakukan oleh perusahaan. Kebanyakan dari mereka merasa bahwa investasi tersebut sifatnya adalah optional atau nice to have belaka, dalam arti kata tidak wajib untuk dilaksanakan. Dalam kerangka manajemen strategis di era moderen saat ini, pandangan tersebut dapat dianggap benar atau salah sama sekali, tergantung dari karakteristik investasi yang ada.
Pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal ini disebabkan karena masing-masing perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan lainnya..
Dengan adanya pemanfaatan pohon industri teknologi informasi dan pengembangan pohon industri informasi maka akan dapat mentukan sasaran dengan tepat sesuai dengn visi dan misi suatu organisai industri sehingga investasi tersebut tidak akan sia sia dan diharapkan akan menjadi sarana kemajuan dan kesuksesan pada industri lain yang memanfaat pohon industri teknologi informasi.
Contoh penerapan teknologi informasi pada industri manufacture benang tenun yaitu pembuatan ERP untuk Industri tersebut. Dari sisi logistik, untuk menekan biaya, bahwa bahan baku dibeli secara impor yang harganya selalu dipengauhi dengan nilai tukar dollar, disamping itu pembelian bahan bku harus memprediksikan dengan musim (cuaca alam) dan trend bahan fashion. Perusahaan harus mampu menghitung setiap biaya dan anggaran yang dibutuhkan dalam setiap aktivitas produksi, mengontrol transaksi dan perusahaan, mempersingkat financial close-cycle, serta pajak, peningkatan efisiensi dan efektivitas. dan sangat mengurangi resiko tidak terpantaunya proses produksi. Karena semua aktivitas produksi telah tercatat teknologi informasi tersebut sehingga dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat sehingga hasil produksi dapat semuanya terserap oleh pasar.

4. Cara memaksimumkan nilai investasi TI perusahaan sambil meminimumkan resiko, agar proyek sukses !

Jawaban No 4
Bisnis dewasa ini tidak dapat bertahan tanpa teknologi, termasuk teknologi informasi. Bahwa negara-negara dan perusahaan-perusahaan yang unggul adalah mereka yang sejak awal menerapkan TI sebagai alat untuk berkompetisi. Penerapan TI telah terbukti mampu memberi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Tidak mengherankan kalau hampir semua lini bisnis dalam perusahaan menggunakan TI sebagai alat pendukung kerjanya.
Ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling tidak dapat ditemukan lima jenis tujuan dari dilakukannya investasi terhadap perangkat teknologi tersebut.
• Kategori pertama adalah karena alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri, dalam arti kata adalah bahwa perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi di dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak.
• Kategori kedua adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi karena alasan ingin memperbaiki efisiensi. Diharapkan dengan diimplementasikannya teknologi informasi dalam sejumlah bidang atau aktivitas tertentu, maka akan dilakukan proses reduksi atau optimalisasi terhadap alokasi beragam sumber daya perusahaan, seperti: manusia, waktu, biaya, material, aset, dan lain sebagainya. Biasanya teknologi informasi dipergunakan untuk menekan atau mereduksi biaya komunikasi (interaksi) dan transaksi.
• Kategori ketiga adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektitivitas usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan sebagai do the right thing.
• Kategori keempat adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap) agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang perusahaan lain belum memiliki.
• Kategori kelima (yang terakhir) adalah suatu bentuk investasi yang dilatarbelakangi oleh peranan teknologi informasi sebagai salah satu perangkat infrastruktur yang tidak dapat dihindari keberadaannya bagi sebuah perusahaan di era global ini. Jadi, apa saja keuntungan-keuntungan yang bisa diperoleh dari penerapan TI dalam kegiatan bisnis perusahaan:
Adapun cara memaksimumkan nilai investasi teknologi informasi perusahaan sambil meminimumkan resiko yaitu dengan menerapkan teknologi informasi secara menyeluruh dan terintegrasi dari seluruh proses bisnis yang terlibat dapat organisasi tersebut, sehingga akurasi dan konsistensi data dapat dipertanggung jawabkan.
Untuk meminimumkan resiko dari teknologi informasi tersebut maka yang pertama adalah pengetahuan akan teknologi informasi yang akan diterapkan agar tidak terjadinya kesalah pahaman pengunaan teknologi informasi yang akan diterapkan, lalu semua bidang dalam industri tersebut menggunakan teknologi informasinya dengan baik dan benar. Maka resiko yang akan timbul akan kecil sekali dan sebaliknya tingkat produksi akan lebih maju dan sukses. Dan sebelum adanya penerapan teknologi informasi kedalam industri tersebut, tidak lupa harus adanya analisa, review dan studi kelayakan teknologi tersebut agar tidak terjadi perbedaan alur kerja (flow system) terhadap sistem dan.

5. Pengelolaan proyek merupakan aplikasi dari knowledge, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek yang dapat memenuhi kebutuhan proyek. Proyek seharusnya merupakan aplikasi dari knowledge

Jawaban No 5

Knowledge merupakan kemampuan manusia untuk melakukan aksi secara efektif pada kondisi yang bervariasi dan situasi tak menentu.
Knowledge adalah penggabungan dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan dan intuisi para pakar yang membangun lingkungan dan kerangka evaluasi dan juga gabungan pengalaman dan informasi baru. dan yang terpenting adalah knowledge berasal dari informasi dan informasi berasal dari data / fakta yang telah diolah.
Didalam suatu proyek dengan kegiatan yang sangat kompleks dan melibatkan sekumpulan orang yang melakukan sejumlah kegiatan berbeda, pada beberapa fase yang berbeda pula. Perubahan teknologi yang semakin cepat mengharuskan pekerjaan dalam proyek dilakukan secara dinamis dan mengikuti perubahan yang ada. Perubahan yang terus berjalan tersebut memicu penciptaan pengetahuan baru setiap harinya.
Orang yang terkait langsung dengan kegiatan proyek tersebut bertanggung jawab penuh untuk memastikan bahwa knowledge yang sudah ada tetap terjaga sehingga tetap dapat dirunut di mana dan siapa yang mempunyai knowledge. Untuk itu, diperlukan knowledge management agar knowledge dapat dikelola dan dimanfaatkan untuk menciptakan keunggulan kompetitif dan business value bagi perusahaan.
Dalam proyek, knowledge dapat didentfikasi menjadi 2 type, yaitu
1. Knowledge yang melekat pada produk, di mana produk tersebut merupakan hasil karya intelektual dan aktivitas kreatif.
2. Meta-knowledge, yaitu knowledge tentang produk dan proses itu sendiri.
Jadi proyek dan knowledge adalam suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam mengaplikasikan suatu tujuan