Dua faktor kunci dalam mengimplementasikan knowledge management, yaitu kemauan (willingness) dari staff unit dimana anda bekerja dan change their mindset. Apabila aspek tersebut tidak diperhatikan maka akan meningkatkan resiko yang menyebabkan unit atau institusi dimana anda bekerja, tidak mencapai tujuannya. Kemuan mendatang dari aspek aspek budaya institusi anda, yang membolehkan staff institusi bertindak sesuai tujuannya dalma situasi tertentu, seperti kreatifitas, motivassi dan nilai. Metodoligi THIO dilain pihak memperjelas penggunaan prosedur tertentu dan konsep dari knowledge management. Fokus dari knowledge management adalah bagaimana institusi mengidentifikasi, menciptakan, menangkap, menyediakan, shares dan meningkatkan management dan proyek yang ada di institusi
1. Apakah fokus knowledge management dengan mudah dibina sebagai proyek disuatu institusi dan bagaimana caranya?
» Dari semua focus knowledge management (idetifikasi, penciptaan, menangkap, menyediakan, shares dan peningkatan knowledge) yang semuanya akan berujung pada sumber daya knowledge yang sangat berhubungan erat dengan sumberdaya manusia yang merupakan asset dan modal intelektual terpenting dalam perusahaan. Aset sumber daya manusia dan modal intelektual dalam Knowledge Managemenet (selanjutnya disebut KM) merupakan sumber utama knowledge yang dilengkjapai dengan pengalaman (selanjutnya digunakan instilah knowledge) setia[ orang di dalam organisasi, yang dapat memberikan mandaat untuk mencapai tujuan organisasi.
Tetapi, merupakan metode agar perusahaan selalu mempunyai energi untuk melakukan kreasi dan inovasi dalam waktu cepat. Sehingga, perusahaan akan selalu mempunyai sumber pendapatan yang semakin beragam atau meningkatkan mutu dan nilainya.
KM lahir dari adanya dorongan faktor external yang berupa globalisasi bisnis dan kompetisi internasional, faktor internal dalam institusi untuk menjadikan knowledge sebagai kekuatan untuk mempertahankan daya hidup sebuah institusi
KM juga membawa kesadaran manaejmen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah teknologi digunakan dalam organisasi
Memadukan semua tacit, implicit, explicit dan knowledge dalam berbagai tingkatan, meruapakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh KM. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan, dan dilakukan kodefikasi. Akhirnya, knowledge setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh setiasp orang untuk diterapkan, yang selanjutnya knowledge dapat dipelajari, dipahami, dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu
2. Adakah suatu cara agar Knowledger Transfer disuatu unit lebih efektif dan efisien? Bagaimana hambatan knowledge transfer dalm institusi / unit tersebut dapat dicarikan solusinya? Teknologi dalam bidang komunikasi dan informasi apa yang dapat digunakan untuk proyek yang berlandaskan knowledge transfer?
» Ada beberapa faktor penting yang menjadi pertimbangan wajib dalam melaksanakan proses Knowledge Transfer (KT). Faktor tersebut adalah faktor kognitif, faktor budaya, faktor motivasi dan faktor change management
•Faktor kognitif
Salah satu teknik untuk membuat proses KT dalam berjalan dengan cepat dan efektif adalah dengan memecah mecah knowledge yang akan ditransfer menjadi paket paket kecil. Dnegan cara ini, maka sekali proses KT dilakukan, maka knowledge akan di transfer secara streamline
•Faktor budaya
Latar belakang social budaya tertentu yang memberikan arti yang tepat sehingga knowledge dapat diterima dan membenam dengan hanya membutuhkan sedikit langkah.
Ada budaya utama dan yang paling besar yang biasanya paling berpengaruh pada diri setiap manusia, budaya dimana dia dibesarkan. Pada kasus KT, latar belakang budaya merupakan alat untuk menetapkan nilai dan kepercayaan yang diberikan konteks dan cara pandang
•Faktor Motivasi
Ada lima hirarki kebutuhan manusia, mulai dari level yang paling bawah (makanan, perlindungan dan pakaian) sampai level yang paling tinggi (aktualisasi diri). Usaha untuk mencukupi kebutuhan ini akan menjadi motivasi manusia untuk melakukan tindakan. Setiap orang selalu berada pada kondisi level kebutuhan tertentu yang akan memotivasi orang tersebut untuk melakukan sesuatu
•Change Management
Implementasi sistem informasi umumnya berdampak pada terjadinya perubahan yang radikal. Perubahan redikal terjadi bukan karena pemanfaatan teknologi informasi melainkan karena berubahnya strategi perusahaan, yaitu
a.Perubahan budaya dan nilai nilai dasar perusahaan
b.Perubahan arah / fokus bisnis
c.Perubahan cara kerja unuk meningkatkan efisiensi, peningkatan penghasilan, atau pemakaian sumber daya
Secara alami, manusia memiliki sifat tidak mau berubah atau enggan untuk berubah (resistence to change). Karena itu, organisai harus mengambil langkah-langka untuk menangani permasalahan keengganan untuk berubah tersebut, yaitu : komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi dan pakaian
Melihat sifat sifat perubahan tersebut, maka faktor change management perlu menjadi faktor yang dipertimbangkan dalam proses KT.
Beberapa cara dapat dilakukan untuk mendukung KT dalam suatu oraganisasi, yaitu : Training, insentif, struktur organisai dan teknologi
3. Adakah kebiatan kerja sama (coorperation) dan knowledge sharing dapat dipromosikan sebagai proyek institusi / unit? Adakah hambatan budaya dalam kedua hal tersebut?
» Knowledge saat ini dipandang sebagai sumber daya strategis yang penting bagi perusahaan untuk dapat memiliki keunggulan bersaing. Kesuksesan perusahaan menghasilkan keunggulan bersaing bergantung pada kemampuan perusahaan mengakuisisi dan mengasimilasi knowledge potensial, absorptive capacity dan mentranformasi dan mengploitasi knowledge realized absorptive capacity
Ketika karyawan merasa ingin mengetahui dan menambah wawasan serta knowledge yang ada relevansinya dengan pekerjaan sehari-hari ataupun knowledge lainnya yang tidak ada kaitannya sama sekali, maka knowledge sharing-lah salah satu solusinya
Sarana knowledge sharing dapat berupa seperti workshop, seminar, group diskusi atau pertemuan virutal dengan memanfaatkan teknologi informasi. Knowledge sharing ini tidak mungkin dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi lebih dari satu arah.
Disamping hal diatas, knowledge sharing memiliki hambatan yang bersumber dari kecemburuan antar divisi, departermen, juga rendahnya insentif, keyakinan dan komitmen (Not Invented Here (NIH))
Hambatan hambatan ini bisa diminimalisasi melalui pengingkatan trust (kepercayaan) dan kerjasama di lingkungan organisasi itu tercipa melaui komunikassi dan sosialisai yang lebih efektif tentang arti dan manfaat knowledge sharing
Jadi knowledge sharing bermanfaat meningkatkan kinerja perusahaan. Didalam setiap unit organisasi selalu tersedia pengetahuan yang terbaik atau Best Practise, yakni cara melakukan sesuatu dengan baik
Best practise ini perlu dideseminasi atau disebarkan ke seluruh unit kerja organisasi, sehingga akan memiliki manfaat untuk meningkatkan integration, corporation, service dan inovation disisi internal yang juga akan berdampak pada sisi external perusahaan
4. Siapakah yang bertanggung jawab pada knowledge sharing dalam suatu institusi / unit agar organisasi tersebut mejadi learning organization? Bagai mana caranya? Infrastruktur apa yang dapat mendukung implementasi knowledge sharing?
» Didalam semua kegiatan perusahaan knowledge sharing (KS) harus dapat memberikan peranan penting dalam perusahaan dengan tujuan agar semua komponen diperusahaan merasa bertanggung jawab terhadap kehidupan perusahaan
Knowledge sharing juga akan menimbulkan learning organization, untuk memberikan knowledge kepada orang lain, dan tentunya ini merupakan suatu proses belajar dari pengalaman orng lain. Namun, kegiatan sharing ini juga tidak semudah itu dilaksanakan oleh perusahaan, ada beberapa hal yang dapat menghambat prses sharing, antara lain :
a. Knowledge is power
Knowledge yang dimiliki oleh seseorang menjadi sebuah kekuatan tersendiri, dan jika harus dibagikan kepada orang lain, justru akan merugikan dirinya, karena akan akan merasa tersaingi
b. Not Incented Here
Setiap orang memiliki cara belajar tersendiri, sehingga jika ia merasa bukan cara belajar yang ia ciptakan, maka ia tidak mau belajar
c. Lack of support from management
Banyak oraganisasi yang tidak memfasilitasi pada karyawannya untuk belajar. Perusahaan tersebut menganggap bahwa dengan belajar justru akan mengurangi produktifitas kerja karena mengurangi jam kerja para karyawannya
Perusahaan yang ingin menjadi sebuah learning organization harus mengetahui komponen-komponen yang terdiri dari :
a. System thinking
Kita harus melihat segala sesuatu yang ada diperusahaan sebagai sebuah kesatuan, bukan sesuatu yang bersifat individual
b. Shared vision
Sebagai pemimpin, pasti memiliki visi tersendiri yang belum tentu dimiliki oleh para anak buahnya, oleh sebab itu, perusahaan memfasilitasi dan mengatur agar terjadi sinergi antara visi yang dimiliki oleh sang pemimpin dengan para anak buahnya\
c. Personal Mastery
Komponen ini meliputi keinginan atau komitmen yang muncul dari seseorang untuk melakukan pembelajaran. Biasanya, seseorang tumbuh dan belajar dibidang yang ia minati dan menjadi bidang inti (core) dalam proses pembelajaran
d. Mental methode
Secara mental, jika da nilai-nilai yang tidak sesuai dengan proses pembelajaran dalam sebuah organisasi, maka harus ada nilai-nilai baru yang sesuai untuk dimasukkan kedalamnya
e. Team learning
Setiap individu memiliki knowledge dan pengalaman tersendiri, dan hal ini haruslah dibagikan kepada orang lain agar menjadi sebuah tim yang dapat menghasilkan knowledge bersama disebuah organisasi
5. Perlunya proyek teknologi disuatu institusi atau perusahaan
» Sebagain besar masyarakat bisnis masih meyakini bahwa teori manajemen strategi masih relevan saat ini untuk mampu memenangi persaingan, perusahaan harus memiliki minimal satu dari tiga strategi generik, yatu menjadi cost leader, membuat deferensiasi, dan fokus mengincar pasar tertentu.
Sebelum adanya TI, barangkali teori ”pilih satu” ini masih dapat dianggap benanr, kenyataannya, kadang TI malah dapat membantu perusahaan melakukan ketiga-tiganya sekaligus
Bagi sebagian perusahaan, TI merupakan diferensiasi penting yang amat terkait dengan keunitan. Dengan kata lain, apabila direfensiasi mudah ditiru pesaing, maka hilanglah diferensiasi itu karena tidak unik lagi. Contoh termudah, pemberian fasilita email yang tadinya menjadi killer-apps dan diferensiasi, tetapi karena semua situs dotcom mulai menawarkan fasilitas email gratis maka situs itu tidak unik lagi dan TI telah menjadi komoditas. TI tidak ubahnya ubahnya perangkat infrastruktur lain seperti listrik ataupun rel kereta api. Proyek TI yang dikerjakan harus dapat memposisikan secara relevan terhadap pentingnya melakukan alignment antara inventasi TI dengan value yang dihasilkan
Hal penting dalam proyek TI adalah menjadikan peran TI bukan hanya untuk support dan otomasi, tetapi telah menjadi business enabler.
Dibalik semua itu, kesuksesan aplikasi bersifat enabler justru sangat bergantung pula pada willingness dan peran serta perusahaan itu untuk berubah. Tak jarang aplikasi mahal tidak dapat digunakan sebab pengguna tidak siap berubah.
P:87/A
Tidak ada komentar:
Posting Komentar